診療に集中できる環境をつくる｜クリニック経営における事務代行の役割

クリニックを開業した院長先生にとって、最大の使命は「患者様に最高の医療を提供すること」。
しかし現実には、診療だけでなく採用・人事・労務・経理といった事務作業も発生し、頭を抱える方は少なくありません。
特に開業直後や1〜3年目の時期は、採用、人事、労務、経理といったバックオフィス業務も同時に発生し、多くの院長が「誰がこの作業をやるの？」と頭を抱えています。

そんなときに役立つのが 「クリニックに特化した事務代行サービス」 です。
この記事では、事務代行の有用性と具体的な活用方法をご紹介します。

目次

・ 開業時に意外と誰もやってくれない「事務作業」とは？
・ 院長が抱え込むことで起きやすい課題
・ 外注の選択肢としての「事務代行」の役割

開業時に意外と誰もやってくれない「事務作業」とは？

クリニックを開業する際、多くの先生方が注力するのは「診療体制の整備」や「医療機器の導入」「集患のためのマーケティング施策」です。
しかし、その裏側で手が回りにくいのが「事務作業」です。
例えば、次のような業務があります。

・ 医療法人設立や保健所・厚労省関連の届出、行政手続き
・ 社会保険加入や雇用契約書作成、労働条件通知書の管理
・ 給与計算、勤怠管理、源泉所得税や住民税の納付手続き
・ 医療機関特有の契約書管理や、医療機器メーカーとのやり取り
・ 採用面接の調整、入職者へのオリエンテーションや書類準備
・ 請求書や領収書の整理、経理データの入力

これらは「受付スタッフ」や「医療事務」が通常担当する領域ではなく、事務長やバックオフィス担当が担うべきものです。
しかし、小規模クリニックでは人員を十分に確保できないことも多く、結果的に院長自身が対応する場面が少なくありません。

院長が抱え込むことで起きやすい課題

本来、院長の役割は「患者様に最高の医療を提供すること」と「経営方針を決めること」にあります。
しかし現実には、バックオフィス業務を抱え込むことで、次のような課題が生じやすくなります。

1. 業務効率化の遅れ
事務業務が後回しになると、給与計算や税務処理の正確性に影響し、スタッフや外部業者とのやり取りに負担がかかります。

2. 採用・教育体制の整備が遅れる
採用活動や新人研修など「組織を育てる仕事」が十分に進まず、人材の定着率や成長スピードに影響します。
クリニックでは人材が経営を大きく左右するため、早期からの体制づくりが重要です。

3. 専門知識を必要とする領域への対応
労務管理や契約書対応には専門性が求められます。
院長が兼務すると負担が増え、本来の診療や経営判断に十分な時間を割けない可能性があります。

4. 時間的・心理的な負担
「診療＋経営＋事務処理」という三重の役割を担うことで、日々の忙しさが増し、長期的なビジョンを描く余裕を持ちにくくなります。

こうした課題を解決するためには、「誰に任せるか」を早い段階で検討することが大切です。

外注の選択肢としての「事務代行」の役割

では、事務長をすぐに採用すればよいのでしょうか。
実際には、開業直後のクリニックでフルタイムの事務長を雇用するのはコスト面で難しい場合が多く見られます。
そこで注目されるのが「事務代行」という外注の選択肢です。

事務代行を活用するメリット

1. 医療事務では対応できない領域をカバー
給与計算や労務手続き、契約書対応など、専門知識が必要な部分を外部の専門家が支援。

2. 柔軟に業務範囲を調整できる
繁忙期だけサポートを増やす、開業準備期だけ集中的に依頼するなど、クリニックの状況に応じての活用が可能。

3. 院長が本業に集中できる
事務作業から解放され、診療やスタッフ教育、マーケティングに時間を使える。

4. 将来の事務長採用までの「つなぎ」になる
いずれ院内に事務長を置きたい場合も、それまでの間の業務を円滑に回す役割を担う。

Liberate Beautyの事務代行の特徴
Liberate Beautyは、単なる事務作業のアウトソーシングではなく「クリニック経営の伴走型支援」を提供しています。

提供内容の一例
・ 人事評価制度、等級制度の設計
・ 採用支援と新人教育プログラムの構築
・ 研修企画・実施（接遇・カウンセリングなど）
・ 院内コミュニケーション改善アドバイス

単に「事務を代わりにやる」のではなく、クリニックの成長を支える仕組み作りそのものをお手伝いしています。

バックオフィス支援で院長が本業に集中できる環境をつくる

クリニックの開業から数年は、診療と並行して多くの事務作業が発生する時期です。
この時期に院長がすべてを担うのではなく、バックオフィス支援や事務代行をうまく取り入れることが、経営を安定させるポイントになります。

Liberate Beautyでは、開業支援から人材教育、事務代行までを一気通貫でサポートしています。
バックオフィス業務を任せることで、院長や事務長は本来の役割に集中できます。

「この作業、誰がやるの？」と悩む前に、まずはお気軽にご相談ください。
具体的な課題整理や解決方法を、無料相談で一緒に検討いたします。

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